Een Request For Information is een veelgebruikt middel om in een ERP selectietraject een shortlist van geschikte ERP leveranciers samen te stellen, maar is tevens een gevaarlijk instrument wanneer er te lichtzinnig over nagedacht wordt. Wanneer niet de juiste informatie verstrekt wordt of niet de juiste vergelijking gemaakt wordt, kunnen heel geschikte ERP pakketten op basis van verkeerde criteria al worden afgeschreven, zonder ze ooit gezien te hebben.

Best Practices

In een RFI wordt op een formele wijze informatie aan de leverancier gevraagd over het ERP systeem, de modules en functionaliteiten daarin en de dienstverlening.
Er bestaan honderden ERP systemen. Van groot tot klein en van branche oplossing tot maatwerksysteem. Om al deze leveranciers uit te nodigen voor een demo is onbegonnen werk en daarom is de Request for Information (mits juist ingezet) een waardevolle tool om een goede shifting te maken tussen potentieel goed matchende systemen en systemen die niet bij de organisatie / de werkwijzes passen.  Het is wel zaak de juiste informatie aan de leverancier te vragen en vooral niet te overvragen. Hieronder een aantal tips met betrekking tot het opstellen van een RFI.

Hou een vastgesteld en meetbaar formaat aan

Uiteindelijk dient de RFI ervoor leveranciers en softwaresystemen met elkaar te vergelijken. Zorg dan ook dat de vragen die u stelt / de antwoorden die u krijgt gewaardeerd kunnen worden door middel van bijvoorbeeld een waarderingsschaal.

Vraag specifieke informatie
In veel RFI’s worden vragen gesteld als;

• Is een CRM aanwezig.
• Zijn koppelingen te maken.
• Kun je eenvoudig van een offerte een verkoopopdracht maken
• Kunnen documenten opgeslagen worden

Bovenstaande vragen zijn te algemeen en daarbij ook nog voor interpretatie vatbaar (wat versta je onder CRM, wat is ‘eenvoudig’?, documenten opslaan op de server kan altijd) en zullen altijd met ja beantwoord worden. Daarom zijn ze niet geschikt voor een RFI. Probeer zo specifiek mogelijk te zijn in de informatie aanvraag en krijg daardoor een meer bruikbaar antwoord.

Beperk het informatieverzoek
Wees niet te uitvoerig in het aantal vragen, maar stel de vragen die nodig zijn om een beslissing te kunnen maken een demo fase in te gaan of niet. Hierdoor respecteert u ook de tijd die de leverancier in het invullen van de RFI moet steken. Ga ook niet (te uitvoerig) in op de kosten van de implementatie, deze zijn in deze fase nog niet van dusdanig belang dat ze doorslaggevend moeten zijn en ook niet goed in te schatten. Lees hierover meer in de blogpost ‘Wat kost een ERP implementatie?’ Vraag ook zeker naar informatie over de leverancier (bedrijfscultuur en bereikbaarheid voor ondersteuning wanneer dit belangrijk voor u is), niet alleen het ERP pakket.

Geef genoeg tijd om te reageren
Geef de leverancier afdoende tijd om op het verzoek te reageren. Een gebruikelijke termijn is twee weken.