Veel bedrijven gebruiken ERP Software en in een tijd waarin bedrijven worden geconfronteerd met complexe operationele uitdagingen, groeiende concurrentie en steeds veranderende markteisen, is het essentieel om de juiste tools en systemen te hebben om alle bedrijfsprocessen naadloos te stroomlijnen en te beheren. Een ERP systeem is in dat geval één van de krachtigste tools waarover een bedrijf kan beschikken.

Maar wat is een ERP systeem precies en hoe kan het een organisatie helpen? In deze blog duiken we dieper in de wereld van ERP-systemen om hun functies, voordelen en toepassingen te begrijpen, en ontdekken we waarom ze tegenwoordig onmisbaar zijn voor bedrijven van elke omvang en branche.

Wat is een ERP systeem en hoe werkt ERP?

ERP is een afkoring en staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem is een geïntegreerd softwareplatform dat een breed scala aan bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen combineert in één enkele applicatie (eventueel aangevuld met modules). Het doel is om gegevens, zoals klanten, leveranciers en artikelen, centraal te beheren en tussen verschillende afdelingen in de organisatie te delen.

Modules binnen een ERP systeem

Een ERP systeem wordt vaak door de hele organisatie gebruikt en omvat doorgaans modules voor voorraadbeheer, inkoop, verkoop, productie, planning, human resources en meer. Vaak zijn extra modules beschikbaar of kunnen deze worden aangeschaft, zoals projectenbeheer, documentenbeheer of kwaliteitsmanagement.

Waarom zijn ERP-systemen belangrijk?

Kleinere ondernemingen kunnen vaak nog wel af met een combinatie van Excel sheets, Word en een licht softwareprogramma voor de financiële administratie. Maar zodra een bedrijf groeit, bedrijfsprocessen complexer worden en meer en meer afdelingen gebruik maken van dezelfde gegevens, leidt die situatie tot inconsistenties, inefficiënties en is het moeilijk een inzicht te krijgen in de algehele prestaties van een bedrijf.

Hiervoor bieden ERP systemen een oplossing. In een ERP systeem worden gegevens centraal vastgelegd. Een ERP systeem zorgt hiermee voor:

Efficiëntie: Minder herhaling van taken en gegevensstromen worden verbeterd. Verkoopopdrachten kunnen bijvoorbeeld automatisch gepland worden en MRP berekent de materiaal en capaciteitsbehoefte.

Nauwkeurigheid: Doordat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven worden, ontstaan minder fouten en wordt dubbel werk geminimaliseerd. Klantgegevens hoeven bijvoorbeeld maar één keer ingevoerd te worden, in plaats van in het CRM systeem, het order systeem, het financiële systeem, de planning en bijvoorbeeld de software voor de labelwriters.

Inzicht: Doordat alle informatie centraal wordt opgeslagen, is het mogelijk real-time rapportages van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten te maken. Veel ERP systemen hebben een BI-module of koppelen met een BI-module.

Flexibiliteit: Veel ERP systemen zijn aanpasbaar en kunnen daardoor afgestemd worden op de specifieke behoeften van een organisatie.

De nadelen van ERP

Als nadelen van ERP software worden veelal de volgende punten genoemd:

De kosten: De kosten van ERP software kunnen voor een organisatie hoog zijn. Niet alleen de kosten van de implementatie van het systeem, maar ook de consultancy, eventuele aanpassingen die buiten de standaard vallen (maatwerk) en de kosten van aanvullende modules. Daarnaast betaalt een bedrijf over het algemeen ook jaarlijks een percentage voor de helpdesk, onderhoud en voor eventuele upgrades.

De tijd die een implementatie kost: De implementatie van een ERP systeem is een uitvoerig project wat veel van de organisatie vraagt. Een ERP implementatie kost vaak een aantal maanden tot zelfs meerdere maanden. Niet alleen komt de implementatie bovenop de al bestaande werkzaamheden, die capaciteit wordt ook veelal nog eens gevraagd van de medewerkers in de organisatie die vaak sowieso al druk bezet zijn.

Verliezen van flexibiliteit: ERP systemen stimuleren standaardisatie en zijn daardoor minder flexibel dan Excel sheets.

Hoe kies je de juiste ERP software?

Er zijn meerdere soorten systemen. Traditionele ERP systemen die vaak uitgebreid en veel gebruikt zijn in verschillende soorten ondernemingen. Branchespecifieke ERP systemen, systemen die vaak Taylor made zijn voor een specifieke branche en daardoor branchespecifieke problemen oplossen en Low code of no code platforms. Platforms die vaak geheel naar wens van de klant gemaakt en op de processen ingericht worden. Alledrie varianten hebben specifieke voordelen en nadelen en het is afhankelijk van de organisatie welke ERP software het beste bij de onderneming past.

Het selecteren van de juiste ERP-Software voor uw bedrijf is een complex project, wat een grondige en zorgvuldige aanpak vereist. Temeer omdat het zo’n grote impact op de bedrijfsvoering en de efficiency heeft. Hieronder de belangrijkste stappen in het ERP Selectieproject:

1. Bepaal de behoeften en doelen

Voordat het selectietraject start, bepaalt u de behoeften en doelstellingen. Welke doelen wilt u bereiken? Welke afdelingen moeten geïntegreerd worden en zijn er specifieke problemen die het ERP systeem op zal moeten lossen? Definieer de doelstellingen en criteria duidelijk en communiceer deze in een vroegtijdig stadium met de ERP leveranciers.

2. Stel een projectteam samen

Voor de betrokkenheid van uw medewerkers en het succes van de uiteindelijke selectie en implementatie, is het van essentieel belang om in een vroeg stadium een toegewijd selectieteam samen te stellen, wat bij voorkeur bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen. Dit team zal vooral betrokken zijn bij het identificeren van vereisten, het evalueren van leveranciers en het nemen van de uiteindelijke beslissing.

3. Onderzoek en stel een longlist samen

Voer onderzoek uit om ERP Leveranciers en pakketen te vinden die bij uw onderneming zouden kunnen passen. Denk bijvoorbeeld aan ervaring in de branche en aan pakketten die oplossingen bieden voor uw specifieke behoeftes. Als start kunt u deze lijst met ERP Leveranciers gebruiken. Neem ook contact op met de leveranciers om specifieke informatie te vragen.

Tip: Vat alle bedrijfsprocessen samen in een business-case, zodat u later in de demo fase, uw ERP leverancier kunt vragen zijn demonstratie te geven aan de hand van de door u opgestelde case.

4. Breng de longlist terug naar een shortlist

Er zijn in de ERP selectie, meerdere manieren om van een longlist (ongeveer 15 leveranciers) naar een shortlist (ongeveer 6 leveranciers) te komen. De meest gebruikte methode is een “RFI”, een Request For Information. Voordat u een RFI verstuurt, moet u duidelijk omschrijven welke criteria en specificaties u wilt evalueren. Dit kunnen technische specificaties, functionaliteiten, kosten, schaalbaarheid, ondersteuning en andere relevante factoren zijn. Na het opstellen van de RFI, stuurt u deze naar de geselecteerde ERP-leveranciers op de longlist. Geef hen een redelijke termijn om te reageren, meestal enkele weken. Na een grondige evaluatie kunt u de longlist van ERP-leveranciers verfijnen tot een shortlist met de meest geschikte opties. Dit zijn de leveranciers die naar uw mening het beste aansluiten bij uw behoeften en doelen.

Stel naast de RFI ook evaluatiecriteria op om de ERP-systemen te beoordelen. Deze criteria kunnen betrekking hebben op functionaliteit, flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid, kosten, schaalbaarheid, ondersteuning en toekomstige ontwikkelingen. Het is belangrijk om gewicht toe te kennen aan elke factor op basis van de prioriteiten van uw organisatie, zodat later een goede vergelijking gemaakt kan worden.

Lees meer over welke vragen u kunt stellen in een RFI.

5. Demonstraties en evaluaties

Nodig de leveranciers op de shortlist uit om een demonstratie van hun ERP systeem te komen geven voor het selectieteam. Het is belangrijk dat alle leden van het selectieteam hierbij aanwezig zijn. Scoor vervolgens de evaluatiecriteria. In deze fase is het verstandig een aantal cases aan de leverancier voor te leggen en te simuleren, hierdoor kunt u beoordelen hoe goed het systeem aan uw behoeften voldoet.

6. Referenties en een referentiebezoek

Vraag om referenties die al langer gebruik maken van het ERP-systeem van de betreffende leverancier. Neem contact op met deze referenties om inzicht te krijgen in hun ervaringen met het ERP-systeem en de leverancier, hun tevredenheid over het implementatieproject en vraag ook wat ze de volgende keer anders zouden doen.

7. Kostenanalyse

Evalueer de totale kosten van aanschaf, implementatie, onderhoudskosten, consultancy en training. Zorg dat u zich bewust bent van eventuele verborgen kosten en jaarlijks terugkerende kosten.

8. Neem een beslissing!

Na een grondige evaluatie en vergelijking van meerdere ERP-systemen en leveranciers, neemt het hele selectieteam een weloverwogen beslissing. Laat een ieder zijn voorkeur uitspreken en kom samen tot een weloverwogen beslissing.