TCO van een ERP systeem

In dit artikel beschrijven we alle componenten die thuis horen in de berekening van de TCO van een ERP systeem.

TCO (Total Cost of Ownership)

Onder Total Cost of Ownership (TCO) vallen alle directe en indirecte kosten van ERP software gedurende de gehele levenscyclus.
TCO wordt als filosofie vooral gebruikt bij de aanschaf van goederen (of diensten) die gedurende de gehele levenscyclus aan kosten onderhevig zijn. Een sprekend is de aanschaf van een auto. De aanschafprijs is daarbij zeker interessant, maar een zeer groot deel van de totale kosten van een auto gedurende de levenscyclus ontstaan pas na de aanschaf (Brandstof, onderhout, reparatie, ….).
Ook een ERP systeem is gedurende de gehele levenscyclus aan kosten onderhevig en daarom is juist het kijken naar de kosten na de implementatie minstens zo interessant als de implementatiekosten.

Welke kosten

Bij het bepalen van de TCO van een ERP systeem, verdelen we de levenscyclus van het systeem in drie verschillende fases:

Fase 1: De selectiefase
Fase 2: De implementatie
Fase 3: De ‘In bedrijf’ fase

Onderstaande lijst met kosten zijn veel voorkomend. Voor uw specifieke situatie kunnen uiteraard ook andere kosten van toepassing zijn. Let op dat niet alle kosten alleen betrekking hebben op het ERP systeem. Werkstations en een netwerk infrastructuur, een IT afdeling of andere kosten worden ook gemaakt wanneer geen ERP systeem geïmplementeerd zal worden.:

Fase 1: De selectiefase

De selectiefase is de fase waarin de organisatie onderzoek doet naar de implementatie van het ERP systeem. In deze fase vallen bijvoorbeeld het opstellen van een business case als input voor de demo’s, maar ook de uiteindelijke onderhandelingen met de leverancier(s) en de uiteindelijke beslissing.

Kosten in de selectiefase zijn vooral interne kosten. Neem de tijd die gemoeid gaat met het maken van een business case of request for information, de tijd die gemoeid gaat met het bijwonen van demo’s, de onderhandelingen en de uiteindelijke selectie van het ERP systeem. Daarnaast kunnen er kosten worden gemaakt wanneer voor deze fase een consultant wordt ingehuurd.

Download een gratis RFI sjabloon

GRATIS DOWNLOAD

Fase 2: De implementatiefase

Tijdens de implementatiefase gebeurt er veel in een onderneming. Het ERP systeem is geselecteerd en wordt in een bepaalde periode uitgerold in de organisatie. Tijdens deze fase zijn er veel verschillende kostenposten:

  • Consultancy kosten: Kosten voor consultancy van de softwareleverancier, maar eventueel ook een externe consultant.
  • Project management: De tijd van een (eventueel externe) projectmanager en stuurgroepbijeenkomsten.
  • Hardware: Alle hardware in de IT architectuur (Servers, computers, netwerkapparatuur, printers, …)
  • Software: Softwarelicenties, Licenties voor het operating system, Ondersteunende software of libraries, Maatwerkaanpassingen
  • Migratie: De kosten in tijd en resources of eventueel hulp-software om de gegevens uit het oude systeem / de oude systemen te migreren
  • BPR: De tijd en resources die gemoeid gaan met het herontwerpen van de bedrijfsprocessen en de workflow in het ERP systeem
  • Opleiding: Opleiding van IT, key-users en end-users in het ERP systeem
  • Overige kosten: Tijdbesteding in overleggen, het testen van de software, inleren in de software, ….

Fase 3: De ‘in bedrijf’ fase

In de fase waarin het ERP systeem in gebruik is worden ook diverse kosten gemaakt. Van alle kosten in de ‘in bedrijf’ fase is het belangrijk te achterhalen welke onder het onderhoudscontract vallen en welke separaat betaald moeten worden. Hier bestaan tussen de leveranciers enorme verschillen.

  • Hardware: Kosten voor hosting, onderhoud en vervanging van hardware of eventueel lease kosten
  • Software: Terugkerende kosten voor licenties van de software, de server, ondersteunende software of libraries. Kosten voor maatwerk en training hierin, kosten van nieuwe (aanvullende) modules of software.
  • Opleiding: Voortdurende opleiding van medewerkers, maar ook nieuwe medewerkers.
  • Onderhoud en gebruikskosten: Kosten voor onderhoud en/of ondersteuning, de kosten van upgrades (ook consultancy) testen, downtime, kosten van backup, beveiliging
  • Ondersteuning: Kosten voor (technische) ondersteuning, helpdesk et cetera.
  • Overige kosten: Personeel direct betrokken bij het erp systeem (bijvoorbeeld IT), Behouden van gekwalificeerd personeel.