Overweegt jouw bedrijf een nieuw ERP systeem aan te schaffen en te implementeren? Dan is de kan groot dat je na enige tijd zoeken verdwaalt in de mogelijkheden. Er is keuze uit honderden ERP systemen en zelfs wanneer je alleen naar branchesystemen kijkt, blijven er over het algemeen nog tientallen over. Maar welke partij is nu de beste partner en biedt de beste oplossing voor jouw bedrijf?
Zonder goede voorbereiding kan er ontzettend veel mis gaan bij de selectie van bedrijfssoftware. In dit artikel zetten we de stappen van een ERP selectie op een rijtje.
Stap 1: De start en Betrokkenheid
Een ERP implementatie die van hogerop opgelegd wordt, is gedoemd te mislukken en toch blijken bedrijven dit nog steeds te onderschatten. Het succes van een ERP implementatie is voor een heel groot deel afhankelijk van draagvlak en van de input en inzet van de specialisten in het bedrijf. Daarom is het belangrijk juist deze specialisten zo vroeg mogelijk in het traject te betrekken. Denk dan ook in een vroeg stadium na welke kernafdelingen en personen betrokken moeten worden in het traject en creëer het draagvlak.
Denk daarnaast in deze fase ook na over het globale tijdspad. Budget is van ondergeschikt belang in deze fase.
Stap 2: Breng behoeftes en specificaties in kaart
Nadat alle neuzen dezelfde kant op staan en iedereen het er mee eens is dat een nieuwe ERP implementatie nodig is, is het tijd de behoeftes en specificaties van de verschillende afdelingen te verzamelen. Bepaal wat de kerngebieden en de verbonden afdelingen zijn. Schrijf daarnaast stap voor stap op hoe vandaag de dag gewerkt wordt en waar de pijnpunten liggen. Stel daarnaast ook doelen, hoe willen we in de toekomst werken.
Specificeer naast deze behoeftes ook de IT technische behoeftes op bijvoorbeeld het gebied van bereikbaarheid, mobiliteit en interfaces met klanten, leveranciers en andere partners. Probeer als resultaat van deze fase een lijst te hebben met behoeftes en geef ze een prioriteit / waardering zodat ze later “meetbaar” zijn.
Met behulp van deze lijst heb je een goed beeld van de benodigde functionaliteit en kun je eenvoudig filteren welke pakketten in aanmerking komen. Dit scheelt veel tijd in het onnodig uitnodigen van leveranciers die niet kunnen voorzien in de behoefte van het bedrijf.
Stap 3: Onderzoek onder leveranciers
Probeer aan de hand van de behoeftes uit de tweede stap een longlist op te stellen van tussen de 5 en de 10 leveranciers. Om deze longlist op te stellen kun je kijken naar branchespecifieke systemen, naar marktonderzoek (welk systeem gebruiken concurrenten), maar treed ook zeker buiten deze branchepakketten en gebruik de pakketselectie op deze website.
Nodig deze leveranciers allemaal uit voor een kennismaking (geen demo die diep in het proces in gaat(!)) en geef ze een RFI (Request For Information) mee.
Lees meer: Welke vragen stel ik in een RFI
Breng uiteindelijk de longlist terug tot een shortlist van maximaal 5 leveranciers, tips hiervoor vind je in het artikel “Van Longlist naar Shortlist”. De indruk die de leverancier heeft achter gelaten en de branchekennis zijn daarbij ook zeer belangrijke factoren.
Stap 4: Organiseer workshops
Nadat in fase 3 de longlist is teruggebracht naar een shortlist met maximaal 5 leveranciers, wordt het tijd de leveranciers uit te nodigen voor een meer bedrijfsspecifieke demonstratie. Zorg als input voor deze fase voor een bedrijfscase die u kunt opstellen met de in stap 2 gedefinieerde behoeftes en specificaties. Zorg ervoor dat het projectteam zoals in stap 1 gedefinieerd is, aanwezig is tijdens deze workshop om hun vragen te kunnen stellen en de uitdagingen waar zij tegenaan lopen voor te kunnen leggen.
Voer niet lang na de workshop een review uit met het hele team en geef een waardering op basis van de in stap 2 gedefinieerde criteria. Waardeer daarnaast de leverancier. Hebben ze de gestelde vragen begrepen? Begrijpen ze de behoefte? Schrik niet van het afwezig zijn van functionaliteit in deze fase. Veel moderne ERP systemen zijn flexibel zodat functionaliteit bijgemaakt kan worden. Maatwerk is niet meer het “enge” woord van 15 jaar geleden, ondanks dat veel bedrijven nog wel in die perceptie leven.
Stap 5: Offerte
Vraag de leveranciers om een offerte, gebaseerd op een aantal licenties. Vraag daarbij niet alleen om de implementatiekosten, maar ook om
- De operationele kosten (jaarlijks terugkerende kosten).
- De kosten voor kleine en major upgrades.
- De frequentie waarop deze upgrades uitgevoerd moeten worden.
- Hoeveel tijd heeft een leverancier nodig om een upgrade uit te voeren
- De staffelprijzen in licenties.
- Hoe de licentiestructuur is (aantal gelijktijdig ingelogde gebruikers (Concurrent users) of named users).
- De kosten voor eventueel maatwerk (stelpost) en additionele modules.
Maak als resultaat van deze vijfde fase een principekeuze voor één leverancier, gebaseerd op de input uit de RFI, de workshops en de offerte.
Referentiebezoek
Voer, wanneer mogelijk, een referentiebezoek uit aan een vergelijkbare klant van de leverancier en bezoek eventueel het hoofdkantoor of de vestiging van de leverancier.
Beslissing
Maak met de principekeuze leverancier een plan van aanpak voor de implementatie. Wanneer hier geen belemmeringen uit blijken maakt u een definitieve keuze. Wanneer alles rond is organiseert u een aparte aftrap voor alle medewerkers en betrokkenen (ondermeer de projectleider, programmeurs en de verkoper van de ERP leverancier). Hierin wordt (liefst door de directie) de noodzaak uitgelegd en wordt door de projectleiders het projectplan voorgelegd. De leverancier geeft nog een korte demo.